RH : Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher
Recruter un salarié, que ce soit pour quelques semaines ou pour une durée indéterminée, est une étape clé dans la vie d’un professionnel. Mais c’est aussi une démarche encadrée, qui implique un certain nombre d’obligations légales, administratives et pratiques.
Que vous soyez artisan, commerçant, indépendant ou profession libérale, voici tout ce qu’il faut savoir pour embaucher sans erreur.
Définir clairement le besoin
Avant même de penser au contrat, commencez par analyser votre besoin réel :
De quel type de compétences avez-vous besoin ?
Pour combien de temps ?
Pour quel volume horaire par semaine ?
À quel moment de l’année ?
De quel type de compétences avez-vous besoin ?
Pour combien de temps ?
Pour quel volume horaire par semaine ?
À quel moment de l’année ?
💡 Par exemple, un pic d’activité ponctuel peut justifier un CDD ou un contrat saisonnier, alors qu’un besoin régulier et durable relève plutôt du CDI.
Choisir le contrat adapté à la situation
En fonction de vos réponses, vous pouvez opter pour :
Le CDI : contrat de base, pour un emploi pérenne
Le CDD : à durée définie, pour remplacer un salarié absent ou gérer un surcroît temporaire d’activité
Le contrat saisonnier : valable pour les activités liées aux saisons (tourisme, agriculture, animation…)
Le contrat d’usage (ou CDDU) : autorisé dans certains secteurs (spectacle, hôtellerie, événementiel, collectivités…)
Le contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : pour former un jeune ou un adulte tout en l’intégrant à votre structure
Le CDI : contrat de base, pour un emploi pérenne
Le CDD : à durée définie, pour remplacer un salarié absent ou gérer un surcroît temporaire d’activité
Le contrat saisonnier : valable pour les activités liées aux saisons (tourisme, agriculture, animation…)
Le contrat d’usage (ou CDDU) : autorisé dans certains secteurs (spectacle, hôtellerie, événementiel, collectivités…)
Le contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : pour former un jeune ou un adulte tout en l’intégrant à votre structure
🔍 Le choix du contrat n’est pas neutre : il doit être justifié, conforme, et rédigé avec précision. Certains contrats imposent des délais, des mentions obligatoires, ou des conditions spécifiques (comme les cas de recours au CDD).
Les obligations administratives incontournables
Dès que le choix du candidat est fait, plusieurs démarches doivent être effectuées avant l’entrée en poste :
La DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) : à transmettre à l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant l’embauche, et au plus tard juste avant. Elle est obligatoire, même pour un CDD très court.
L’inscription au registre du personnel : avec les mentions légales (nom, date d’embauche, type de contrat, etc.)
L’affiliation à la médecine du travail : tout salarié doit bénéficier d’une visite médicale dans les 3 mois.
L’ouverture du dossier salarié : contrat signé, justificatifs, coordonnées, numéro de Sécurité sociale, etc.
La DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) : à transmettre à l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant l’embauche, et au plus tard juste avant. Elle est obligatoire, même pour un CDD très court.
L’inscription au registre du personnel : avec les mentions légales (nom, date d’embauche, type de contrat, etc.)
L’affiliation à la médecine du travail : tout salarié doit bénéficier d’une visite médicale dans les 3 mois.
L’ouverture du dossier salarié : contrat signé, justificatifs, coordonnées, numéro de Sécurité sociale, etc.
💡 En cas de manquement, les sanctions peuvent être lourdes (requalification, amendes, redressement URSSAF…).
Le contrat de travail :
un document à ne jamais négliger
Même si certains CDI à temps plein peuvent être conclus verbalement, le contrat écrit est indispensable pour cadrer la relation de travail.
Un contrat bien rédigé doit contenir :
L’identité de l’employeur et du salarié
La nature du contrat (CDI, CDD, etc.)
La durée du travail, les horaires, les jours travaillés
La rémunération brute, les avantages éventuels
Le poste, les missions, le lieu de travail
La convention collective applicable
Les éventuelles clauses spécifiques (mobilité, période d’essai, confidentialité…)
L’identité de l’employeur et du salarié
La nature du contrat (CDI, CDD, etc.)
La durée du travail, les horaires, les jours travaillés
La rémunération brute, les avantages éventuels
Le poste, les missions, le lieu de travail
La convention collective applicable
Les éventuelles clauses spécifiques (mobilité, période d’essai, confidentialité…)
📌 En CDD, certaines clauses sont obligatoires et toute erreur peut entraîner une requalification en CDI.
Anticiper les coûts liés à l’embauche
Embaucher un salarié représente un investissement financier, au-delà du simple salaire net :
Le salaire brut (à négocier selon le poste, la convention collective, et l’expérience)
Les charges patronales (URSSAF, retraite, assurance chômage, prévoyance…)
Le matériel de travail (ordinateur, téléphone, équipements de sécurité…)
Les coûts RH indirects : gestion du bulletin de paie, visites médicales, formation…
Le salaire brut (à négocier selon le poste, la convention collective, et l’expérience)
Les charges patronales (URSSAF, retraite, assurance chômage, prévoyance…)
Le matériel de travail (ordinateur, téléphone, équipements de sécurité…)
Les coûts RH indirects : gestion du bulletin de paie, visites médicales, formation…
💡 Mais il existe aussi des aides financières à l’embauche selon les cas : embauche d’un jeune, alternance, zone géographique prioritaire, retour à l’emploi… Il vaut le coup de se renseigner avant !
Intégrer et fidéliser :
l’étape souvent oubliée
Une embauche réussie ne s’arrête pas à la signature. L’accueil et le suivi du salarié font toute la différence :
Préparer un bureau ou un espace de travail fonctionnel
Présenter les collègues, les outils, les codes d’accès
Fournir un livret d’accueil ou une note interne avec les règles (horaires, sécurité, congés, tenue…)
Faire un point régulier pendant la période d’essai
Un salarié bien accueilli, bien informé et encadré, sera plus productif et plus fidèle.
Préparer un bureau ou un espace de travail fonctionnel
Présenter les collègues, les outils, les codes d’accès
Fournir un livret d’accueil ou une note interne avec les règles (horaires, sécurité, congés, tenue…)
Faire un point régulier pendant la période d’essai
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préparer ou relire vos contrats
réaliser vos démarches URSSAF
créer et organiser les dossiers salariés
vous aider à formaliser vos pratiques RH (planning, congés, registres…)
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