📁 Archivage en entreprise : combien de temps conserver vos documents ?

L’archivage est rarement une priorité pour les dirigeants.

On classe, on empile, on numérise parfois… sans toujours savoir combien de temps conserver les documents ni lesquels sont réellement essentiels.

Pourtant, en cas de contrôle fiscal, social ou prud’homal, l’absence d’un document peut rapidement devenir problématique.

À l’inverse, conserver tout indéfiniment crée de la confusion, alourdit la gestion administrative et complique la recherche d’informations.

En 2026, clarifier ses règles d’archivage n’est pas une formalité : c’est une mesure de sécurité et d’efficacité.

Un système d'archivage structuré, c'est :

• Zéro stress en cas de contrôle : Vous sortez la pièce demandée en 30 secondes.

• Protection juridique : Vous avez les preuves nécessaires en cas de litige commercial ou social.

• Mémoire de l'entreprise : Vous gardez une trace de vos contrats et de vos décisions stratégiques.

📌 Le chiffre à retenir : On estime qu'un collaborateur perd en moyenne 2h par semaine à chercher une information mal classée ou égarée.

Les délais varient selon la nature des documents.

Voici une synthèse des durées les plus couramment admises en France :

Certains documents RH méritent une attention particulière.

Le minimum légal est de 5 ans.

Cependant, il est fortement recommandé de les conserver jusqu’à la retraite du salarié, voire au-delà. Les erreurs de relevé de carrière arrivent, et vous serez son seul recours pour prouver ses droits.

Contrats de travail, avenants, sanctions, ruptures…

Il est prudent de les conserver au minimum pendant les délais de prescription applicables, et souvent plus longtemps selon le contexte.

👉 En matière sociale, la prudence est préférable à une destruction trop rapide.

Les obligations peuvent évoluer selon la nature de l’activité, les conventions collectives ou certaines situations particulières. En cas de doute, il est recommandé de vérifier les exigences spécifiques auprès de son conseil habituel.

En 2026, la question ne se pose presque plus : le numérique l'emporte. Mais attention à la valeur probante !

👉 Rassure car il est "physique", mais brûle, s'humidifie et prend de la place.
Gardez-le pour les documents solennels ou signatures manuscrites originales.

👉 La solution la plus efficace reste souvent un système organisé et sécurisé, avec numérisation cohérente et sauvegardes régulières.