Gagner du temps, réduire le stress et rester en règle

Dans une entreprise, chez un indépendant ou un artisan, les papiers et fichiers s’accumulent vite.

Factures, devis, contrats, bulletins de salaire, documents fiscaux, courriers officiels… Et au milieu de tout ça, les mails et fichiers numériques qui s’entassent.

Un document perdu, c’est souvent :

• du temps perdu à le rechercher,

• de l’argent perdu si une facture n’est pas payée à temps,

• ou des ennuis administratifs en cas de contrôle.

La bonne nouvelle ?
Une organisation documentaire claire se met en place facilement et vous fait gagner en sérénité au quotidien.

L’archivage et le classement des documents ne sont pas qu’une question de rangement, c’est un véritable outil de gestion.

Un bon système vous permet de :

La première étape est de définir des catégories qui correspondent à votre activité.

Par exemple :

Le pire ennemi d’un bon classement ? La pile “à trier plus tard”.

Quelques bonnes pratiques :

• Bloquer un créneau hebdomadaire (ex : vendredi après-midi) pour classer les documents reçus

• Scanner immédiatement les documents papier importants

• Supprimer les fichiers inutiles dès réception (pour éviter l’encombrement numérique)

Évitez les noms vagues comme “facture.pdf” ou “doc1.pdf”.

Préférez des noms explicites avec client/fournisseur + date + objet :

Classez-les dans des dossiers logiques, par année et par catégorie

Certains documents doivent être conservés plusieurs années :

• Pièces comptables : 10 ans

• Documents fiscaux : 6 ans

• Documents sociaux (salariés) : 5 ans minimum

• Contrats : durée du contrat + 5 ans

💡 Un tableau récapitulatif des délais de conservation peut être affiché dans votre bureau pour servir de mémo.