🗂️ Les congés exceptionnels en entreprise : comprendre, anticiper et sécuriser leur gestion

Pour un dirigeant de TPE/PME ou un indépendant employeur, la gestion des absences est un enjeu organisationnel majeur. Au-delà des congés payés classiques, les collaborateurs peuvent solliciter des congés spéciaux ou exceptionnels (événements familiaux, obligations civiques, situations urgentes, etc.) à tout moment..

Mal compris ou mal anticipés, ces congés peuvent entraîner désorganisation, retards projets, non-conformité et parfois tensions internes.

Cet article vous apporte une vision claire et opérationnelle pour gérer ces congés en toute sécurité, tout en garantissant une organisation fluide.

Les congés exceptionnels sont des absences obligatoirement accordées au salarié lorsque les conditions prévues par la loi ou la convention collective sont réunies.

Ils concernent principalement :

• les événements familiaux (mariage, décès, naissance…),

• certaines annonces médicales ou situations particulières,

• des absences liées à des obligations légales.

👉 Le Code du travail fixe un socle minimal, mais votre convention collective peut être plus généreuse (plus de jours ou événements supplémentaires comme un déménagement).

👉 Ces durées sont les minimums. La convention collective applicable peut prévoir :

• plus de jours,

• des absences rémunérées,

• des événements supplémentaires (ex. : déménagement).

Un employeur doit donc toujours vérifier la convention avant de valider une demande.

Dans une petite équipe, l’absence d’une seule personne peut déséquilibrer une journée entière.

Bien anticiper les congés exceptionnels limite :

• les retards,

• les surcharges,

• les risques de baisse de qualité.

Les durées sont encadrées. Une erreur (refus, mauvaise durée, absence de justification) peut exposer l’entreprise à :

• des réclamations,

• un risque prud’homal,

• une perte de confiance interne.

Une procédure claire réduit les questions répétitives, les recherches de textes et les erreurs de traitement.

Un document interne affichant :

• les congés existants,

• leurs durées minimales légales,

• les justificatifs nécessaires,

• les dispositions conventionnelles spécifiques.

Cela réduit les erreurs et fluidifie la communication.

Les documents doivent être archivés dans le dossier RH du salarié avec confidentialité (RGPD).

Pour préserver la conformité et faciliter un éventuel contrôle, conserver les justificatifs dans le dossier RH du salarié.

Attention : veiller au respect des règles de confidentialité des données personnelles. (RGDP)

Exemples : acte de décès, certificat médical, convocation, preuve de PACS…

Pour limiter les perturbations :

• prévoir des relais,

• documenter les tâches importantes,

• mettre à jour les procédures opérationnelles.

Une réponse claire et rapide :

• sécurise la relation employeur/salarié,

• évite les tensions,

• met fin aux incertitudes.

Beaucoup d’entreprises appliquent uniquement la loi… alors que leur convention accorde plus de jours.

Sauf mention contraire, les congés exceptionnels sont en jours ouvrables.

Ne pas confondre : cette erreur est fréquente.

Jours ouvrables :
Tous les jours de la semaine sauf le jour de repos hebdomadaire (souvent le dimanche) et les jours fériés chômés.
En pratique : 6 jours / semaine (lundi → samedi)

Jours ouvrés :
Les jours réellement travaillés dans l’entreprise.
En pratique : 5 jours / semaine (lundi → vendredi dans la majorité des cas)

Sans justificatif adapté, l’employeur n’est pas tenu d’accorder le congé.

(Ex. : simple mail ou déclaration orale insuffisants.)

Certains congés exceptionnels ne se superposent pas automatiquement.

La convention peut parfois prévoir des exceptions.

Deux salariés dans une situation identique doivent bénéficier des mêmes droits.

👉 Un process bien documenté garantit une gestion équitable et sécurisée.